Wir sind whylder – digital content producer aus Köln. Mit unserem Office in Lindenthal, unserem Studio am Dom und einem Team von ca. 25 Leuten produzieren wir täglich kreativen Content für unsere Kunden wie GNTM, Love Island, funk, DeinSong und ColognePride e.V.
Wir suchen zum frühstmöglichen Zeitpunkt ein Organisationstalent als Teamassistenz in Vollzeit. Du hast Lust, Ordnung in unser kreatives Chaos zu bringen? Dann melde dich bei uns!

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Produktionsassistenz / AL: 

• Unterstützung bei Drehvorbereitung und Drehplanung (Bestellungen von Requisiten, Catering, Fahrten)

• Reisekoordination: Buchung von Zügen, Hotels, Mietwägen

• “Aufnahmeleitung” / Set-Runnerin bei großen Drehs

• Studio Orga & Equipment Verwaltung in Zusammenarbeit mit unseren Mediengestalter:innen

 

Deine Aufgaben im HR Bereich:

• Begleitung der gesamten Bewerber-Journey: Von der Stellenausschreibung über den Erstkontakt bis hin zum Onboarding bist du die Ansprechperson und unterstützt unsere Geschäftsführerin bei Bewerbungsgesprächen

• Arbeitsverträge aufsetzen und Personaldaten verwalten 

• Administratives Personalmanagement wie Krankmeldungen, Urlaubstage, Stundenzettel, Reisekosten

• Administration unserer Programme und Benefits (Slack, Trello, Google Workspace, USC, Finance Tools) 

• Feel Good Management & Eventplanung (Teamevents, Workation, Weihnachtsfeier, interne Workshops)

 

Office Management / Sonstige:

• Du hast die Ordnung im Büro im Blick und bist Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und externe Dienstleister:innen (Reinigungsfirma, Vermieter:innen, Handwerker:innen, Strom/ Heizung, Internet)

• Briefe und Pakete - Versand, Annahme und Verteilung

• Bestellungen/ Einkauf (Requisiten, Bürobedarf, Flaschenpost)

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Buchhaltung & Finance: 

• Vorbereitende Buchhaltung (u.a. Abrechnungen, Verwaltung des Kassenbuchs, DATEV, Moco) inklusive Kommunikation mit dem Steuerbüro

• Kostenübersichten für Projekte erstellen und pflegen

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Das bringst du idealerweise mit:

• Du bist ein absolutes Organisationstalent, kannst eigenständig deine Aufgaben priorisieren und findest selbstständig Lösungsansätze für neue Probleme

• mind. 2 Jahre Berufserfahrung als Assistenz / Aufnahmeleitung / Eventbereich / HR

• Sehr gute Kenntnisse in Google Workspace (Tabellen, Docs, Formulare)

• erster Umgang mit Buchhaltungssoftware (Moco, DATEV)

• Du sprichst und schreibst fehlerfrei deutsch

• Hohes Maß an Eigenständigkeit und Kommunikationsstärke

• Interesse an verschiedenen Aufgaben - du bist dir für nichts zu schade

• Du nutzt KI, um dir die Arbeit zu erleichtern und Prozesse smart zu automatisieren

• Führerscheinklasse B 

• Du hast Bock auf Office-Life und Teamgefühl 

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Das kannst du von uns erwarten:

• Alltag: Kreative Freiheiten, viele verschiedene Projekte. Stupide, eintönige Arbeit suchst du bei uns vergeblich

• Ein junges dynamisches Team: Lern uns auf TikTok besser kennen @whylderworld

• Büro: MacBook, ergonomischer Arbeitsplatz

• Benefits: Flexible Arbeitszeiten, Möglichkeit für mobiles Arbeiten, Urban Sports Club, Betriebliche Altersvorsorge

• Offene Strukturen: Deine Meinung und Ideen sind in allen Prozessen gefragt

• Und sonst: Büro und Studio im Herzen von Köln & ausdrückliche Erlaubnis für Office Dogs

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Hört sich gut an? Dann werde Teil unserer Agentur und bewirb dich mit deinem Lebenslauf, einem kurzem Motivationsschreiben an job@whylder.com